LafargeHolcim - HQ

  • ADJOINTE ADMINISTRATIVE - Montreal- Est

    Emplacements de poste CA-QC-Montreal
    Identifiant de demande
    2019-6853
    Nbre de postes à pourvoir
    1
    Catégorie
    Administration
    Gamme de produits
    Cement
  • Valorisation de la marque

    Lafarge  Canada est fier d’offrir des solutions de construction dans les secteurs de l’immobilier, des infrastructures et de l’industrie.Nous développons ces solutions en utilisant des produits haute performance provenant de nos divisions du ciment, des agrégats, du bétonready-mix, de l’asphalte et de la construction routière. De l’utilisation de matériaux de substitution et du recyclage jusqu’aux sources d’énergie renouvelable, Lafarge met l’accent sur le développement de produits novateurs qui pourront contribuer à l’élaboration de solutions durablesdans le domaine de la construction. En outre,Lafarge prend à cœur le perfectionnement et le développement personnel des employés et leur offre toutes les ressources nécessaires pour orienter leur carrière.Les engagements que nous prenons envers les collectivités, la grande importance que nous accordons à la santé et à la sécurité des employés et de leurs familles et les nombreuses heures de bénévolat effectuées par nos employés montrent bien le degré d’attention élevéque Lafarge porte aux personnes. Si vous souhaitez travailler dans un environnement qui valorise le travail, l’esprit d’initiative et la collaboration, Lafarge est l’endroit idéal pour vous. Construire des villes meilleures  est la mission de Lafarge. De votre côté, v enez vous construire une meilleure carrière  chez nous!Pour plus de renseignements, veuillez consulter la page  www.lafarge.ca/en/careers .

     

    Vue d'ensemble

    OBJECTIFS

     

    L'objectif principal de ce poste est d’assurer que les tâches cléricales, comptables et administratives sont exécutées, correctement et en temps, pour le terminal et l'atelier de broyage.

     

    Également, une partie du poste inclus le travail de préposé à la balance lorsque l’horaire d’ouverture du site le requiert.

     

     

    STRUCTURE

     

    L’assistante administrative relève du superviseur du site de Montréal-Est. Elle travaille également en étroite collaboration avec les départements de comptabilité et d’achat de l’usine de St-Constant.

     

    NATURE & PORTÉE

    Afin d'assurer le bon fonctionnement des activités du site de Montréal- Est, les tâches suivantes doivent être effectuées :

    Responsabilités

    Tâches de secrétariat, comptabilité et administration

     

    • Production de mémos, rapports et tableaux en utilisant Word ©, Excel © et PowerPoint ©.
    • Accueil des visiteurs au bureau.
    • Traitement du courrier (externe et interne).
    • En charge des équipements de bureautique et des fournitures, assurant le bon fonctionnement des équipements et communiquant avec les fournisseurs au besoin.
    • Archivage de dossiers et documents du terminal et de l'atelier de broyage.
    • Jumelage des factures des fournisseurs aux pièces justificatives (connaissements, feuilles de temps, etc.) et vérification que la marchandise ou les services correspondent aux commandes. Vérification des coûts
    • Création de réquisition d’achat (PO) pour le site selon procédure en place.
    • Enregistrement des factures, cheminement de celles-ci selon procédures établies et suivi du paiement (P-card et/ou PO par réquisition).
    • Comptabilisation des dépenses dans les fichiers de suivi budgétaire selon les procédures en place.
    • Vérification et aide dans mise à jour des fournisseurs dans Avetta
    • Complétion des documents pour l'embauche, la mise à pied et la cessation d'emploi selon les procédures d'emploi pour les employés du terminal et de l'atelier de broyage (utilisation logiciel Workday).
    • Complétion des documents pertinents à la paye des employés syndiqués (cartes de poinçon, fermeture de période de paye, utilisation logiciel KRONOS, etc.).
    • Tenir à jour les dossiers des employés syndiqués et effectuer tout changement s’y rattachant (suivi des vacances, de l’ancienneté, des avantages sociaux, etc.).
    • Prise en charge de la procédure d’accueil de nouveaux employés ( distribution d’équipement et outil, location d’uniforme, etc.)
    • Participation à la réalisation des tâches reliées au programme de santé-sécurité (approvisionnement en fournitures d'équipements de protection individuelle, suivi avec la CSST, etc.).
    • Suivi et maintien des différents contrats de services (uniforme pour les employés syndiqués, service de conciergerie, téléphonie, radios de communication, système de sécurité du site, etc.)
    • Participation à la création et mise en place d’activités sociales avec le superviseur.
    • Préparation de différent rapport mensuel (rapport "KPI" du terminal, rapport "KPI" sur la sécurité, document de fin de mois tel que provision budgétaire et écriture de journal, etc.)
    • Tenu et mise à jour des dossiers de formation annuel
    • Toute autre tâche demandée par le superviseur qui cadre dans le mandat de la fonction.

     

     

    Tâches de distribution

     

    • Prise et acheminement des appels téléphoniques.
    • Pesée de camions à la balance lors de réception et expédition de matière première.
    • Assignation des camionneurs au bon silo de chargement selon le type de ciment désiré par le client et préparation du billet de chargement à l'aide des procédures et du système SAP 
    • Relâchement d’inventaire de produit fini lors des transferts entre usines avec le système SAP
    • Mise à jour quotidienne de l’inventaire de tous les produits entreposés, reçus et expédiés, dans le système "SAP" et dans les tableurs Excel.
    • Participation à la formation de nouveau employé ou étudiant à ce poste.
    • Application et contrôle des règles de santé sécurité de la compagnie avec les transporteurs.
    • Toute autre tâche demandée par le superviseur qui cadre dans le mandat de la fonction.

    Compétences

    • La fiabilité des entrées de données dans les systèmes informatiques.
    • La production des différents rapports dans les délais prévus.
    • Flexibilité, polyvalence et facilité d’adaptation afin de combiner deux postes de travail.
    • Assistance au superviseur du site dans l'exécution des tâches de secrétariat, comptables, administratives et de distribution.

    Texte standard

    Un examen médical préalable à l’emploi, y compris le dépistage des drogues et de l’alcool, et une vérification du casier judiciaire pourront être exigés.